Nhà Tuyển Dụng Sàng Lọc Hồ Sơ Ứng Viên Như Thế Nào ?

Là một nhà tuyển dụng, bạn sàng lọc hồ sơ ứng viên như thế nào để vừa tiết kiệm thời gian lại vừa không bỏ sót nhân tài? Bài viết này sẽ chia sẻ với các bạn về kinh nghiệm sàng lọc hồ sơ hiệu quả nhất chỉ với 2 bước.

Bước 1: Xem xét cấu trúc hồ sơ (các cụ nói, ấn tượng đầu tiên là rất quan trọng)

1. Cách trình bày:

Xem xét cấu trúc hồ sơ, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được ứng viên ở tính cẩn thận, ngăn nắp; khả năng tổ chức sắp xếp, bố trí công việc; khả năng diễn đạt thông tin hiệu quả thể hiện qua các tài liệu có trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự thời gian; bảng lý lịch không có lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy; thư xin việc ngắn gọn nhưng súc tích đạt được hiệu quả trong việc truyền tải hình ảnh bản thân tới nhà tuyển dụng qua ngôn ngữ viết. Ngoài ra, tính logic, hợp lý của hồ sơ cũng được thể hiện ở mối liên quan giữa các phần trong hồ sơ.

CV của ứng viên tiềm năng và có kinh nghiệm tốt sẽ luôn được trình bày một cách logic và bắt mắt hơn. Thông tin trên CV cũng mạch lạc hơn.

2. Nội dung:

Nếu ứng viên trình bày kinh nghiệm chung chung, thì đây là một điểm trừ. Bạn chỉ nên ưu tiên những CV trình bày nội dung chi tiết về công việc đã làm. Vì khi phỏng vấn chỉ hiệu quả nhất khi bạn có thể nhìn vào CV để hỏi, nếu quá ít thông tin thì bạn sẽ hỏi gì ?

- Một bản lý lịch tốt là bản nêu rõ lịch sử làm việc theo thứ tự thời gian có nêu rõ ngày bắt đầu và ngày chấm dứt làm việc và các thông tin để xác minh. Với góc độ là người tuyển dụng, một CV ấn tượng là biết cách rút gọn được kĩ năng mình học được thông qua hoạt động ngoại khóa, nếu ứng viên viết CV quá dài thì đó là do ứng viên đang mô tả mà chưa rút gọn kĩ năng. Bạn cũng có thể cho điểm trừ trường hợp này.

- Thay đổi nhiều công việc trong một thời gian ngắn có thể đặt ra câu hỏi cần tìm hiểu.

- Thay đổi liên tục trong định hướng nghề nghiệp: Điểm này thường cho thấy ứng viên thiếu định hướng, thiếu tính kiên định và các mục tiêu không rõ ràng. Việc thay đổi liên tục là hiện tượng phổ biến đối với các ứng viên trẻ tuổi đang tìm việc hoặc đối với những người bị mất việc trong một ngành đang suy yếu.

- Những trách nhiệm quá nổi bật so với chức vụ: Điểm này cho thấy ứng viên có thể có khả năng tốt nhưng đã không được người sử dụng lao động trước đãi ngộ xứng đáng hoặc ngược lại cũng có thể cho thấy ứng viên là người khoa trương, tư duy không logic.

Bước 2: Lọc các hồ sơ theo các tiêu chí đã đặt ra (kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp, giới tính, chuyên ngành, số năm kinh nghiệm, trình độ tiếng Anh, mức lương yêu cầu… …)

1. Cấp độ ứng viên:

Trong giai đoạn hai, bạn cần nhận ra các điểm “hơn nhau” giữa các ứng viên – như chất lượng đào tạo mà họ có được hoặc số năm kinh nghiệm làm việc.

Ví dụ, vị trí tuyển dụng yêu cầu ứng viên có bằng đại học, vậy bạn chỉ việc loại tất cả hồ sơ nào không thỏa mãn yêu cầu này. Dĩ nhiên, sẽ có một số trường hợp đặc biệt là ứng viên không thỏa mãn yêu cầu cơ bản này nhưng nội dung trình bày về kinh nghiệm làm việc lại phù hợp với yêu cầu công việc. Bạn sẽ làm gì? Hãy khảo sát tiếp vòng 2 này.

Tuy nhiên, cũng chú ý mỗi level (mới ra trường 1 năm k/n, 2 năm k/n . . .) đều có khả năng nhất định và bạn không nên đòi hỏi CV của bạn mới ra trường phải pro như của bạn 2 năm kinh nghiệm, nhưng nếu CV của bạn 2 năm kinh nghiêm mà đơn giản quá thì nên cân nhắc lại.

2. Kiến thức có phù hợp với trí tuyển dụng của công ty hay không:

Nếu bạn có 1 CV ưng ý, hãy chú ý phần kiến thức của ứng viên đó có phù hợp với công việc đang trống mà bạn cần tuyển dụng. VD: cùng là tuyển nhân viên kế toán, nhưng nếu cty hay trả lương theo kiểu 2 lần/tháng thì nên ưu tiên các bạn đã làm qua dạng này rồi.

Một ứng viên tốt nghiệp từ các trường danh tiếng sẽ có nhiều khả năng thành công hơn một ứng viên tốt nghiệp từ một trường bình thường. Điều đó như cách nhà tuyển dụng đánh giá các ứng viên tốt nghiệp từ các “thương hiệu” nổi tiếng như MIT, Oxford hay Harvard vậy. Tuy nhiên điều này không phải lúc nào cũng đúng. Sau giai đoạn hai này, bạn có thể mời ứng viên đến dự phỏng vấn.

Các dấu hiệu của ứng viên không phù hợp:

Bạn cần nhận ra ngay các dấu hiệu của ứng viên không phù hợp, chẳng hạn như ứng viên không có kế hoạch phát triển nghề nghiệp, không có mục tiêu nghề nghiệp và kinh nghiệm làm việc phù hợp với yêu cầu tuyển dụng, ứng viên có nhiều khoảng thời gian thất nghiệp, hoặc ứng viên nhảy việc quá nhiều.

Ngoài ra, một số mẹo nhỏ sau giúp bạn lọc hồ sơ nhanh chóng và hiệu quả:

Dành ít thời gian để sàng lọc ra các ứng viên không phù hợp (giai đoạn 1), và dành nhiều thời gian đánh giá các ứng viên có nhiều khả năng thành công nhất (giai đoạn 2).

Không đánh giá dựa trên “bề nổi”. Nghĩa là sẽ có ứng viên “trông vậy chứ không phải vậy”. Các ứng viên tốt nghiệp từ lĩnh vực kỹ thuật thường không trình bày hồ sơ “mướt mát” như các ứng viên tốt nghiệp từ các ngành xã hội. Vì vậy bạn cần tìm hiểu thật kỹ điều cốt lõi là thành tích của ứng viên.

Tránh so sánh các ứng viên với nhau. Điều bạn cần làm là so sánh ứng viên dự tuyển với tiêu chuẩn của ứng viên lý tưởng để tìm ra người phù hợp nhất.

Chúc các bạn thành công!

Thu Nhận Và Sàng Lọc Hồ Sơ

Sau khi quyết định nguồn tuyển dụng, phải thành lập một hệ thống sử lý kịp thời, hiệu quả những hồ sơ dự tuyển của ứng viên.

Người làm công tác xử lý hồ sơ phải:

1. Thành thạo bản mô ta công việc của vị trí cần tuyển.
2. Có năng lực tổ chức và kỹ năng để xử lý một lượng lớn hồ sơ dự tuyển.
3. Có đầy đủ thời gian và tính kiên nhẫn để hoàn tất khối lượng hồ sơ.
4. Có khả năng cung cấp cho ứng viên về bối cảnh của doanh nghiệp.

Nhận hồ sơ và sàng lọc hồ sơ phải căn cứ theo tiêu chuẩn tuyển dung , để quyết định ứng viên đạt hay không đạt.

1. Sử dụng phương pháp loại suy, nghĩa là loại những hồ sơ không đạt trước rồi mới đến hồ sơ đạt
2. Lượng hồ sơ đạt sau cùng càng ít thì chất lượng ưng viên càng cao, nhưng cũng có hạn chế có thể bỏ qua ứng viên giỏi nhưng trình bày hồ sơ không tốt.

Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh cần có những nội dung cơ bản sau:

1. Một bản sơ yếu lí lịch có xác nhận của địa phương.
2. Đơn xin việc.
3. một resume hoặc CV ( Sơ yếu lí lịch chi tiết về kỹ năng kinh nghiệm của bản thân).
4. Các bằng câp chững chỉ liên quan.
5. Bảng điểm tổng hợp kết quả học tập toàn khóa.
6. Giấy khai sinh
7. Giấy khám sức khỏe.
8. CMT và sổ hộ khẩu photo công chứng

Đánh giá hồ sơ ứng viên:

1. Cần đánh dấu những điểm thích và những điểm nghi ngờ để hỏi lại khi phỏng vấn.
2. Cần xem xét thật kỹ quá trình công tác của ứng viên : từng khoảng thời gian và chi tiết công việc.
3. Ứng viên thay đổi chỗ làm việc liên tục trong thời gian ngắn, có nhiều khả năng ứng viên không trung thành với tổ chức.
4. Bản lý lịch viết cẩu thả, sai chính tả nhiều, trình bày nội dung lộn xộn. Cho thấy ứng viên là người thiếu quan tâm đến chi tiết , thiếu tính cẩn thận có thể gây ảnh hưởng tới công việc.

Sau khi đã sàng lọc hồ sơ một cách cẩn thận, ta tiến hành xử lý hồ sơ:

1. Gửi trả hồ sơ cho ưng viên không đạt.
2. Lập danh sách và Thời gian phỏng vấn đối với ứng viên đạt yêu cầu.
3. Liên hệ mời ứng viên tham gia phỏng vấn

Câu hỏi kỳ lạ khi phỏng vấn!

 Hôm nay ngồi  Hội đồng phỏng vấn, đến đoạn cuối cùng tôi hỏi:

Tôi:Bạn có muốn hỏi tôi điều gì về Công ty hay công việc không?

Ứng viên gã đầu gãi tai và hỏi: Anh có thể cho em biết, em có đạt hay không?

Tôi chần chừ một chút rồi trả lời: Bạn trượt rồi!

Ứng viên hỏi, tại sảo anh?

Tôi trả lời ngay:Vì em hỏi câu hỏi vừa rồi.

Ứng viên mặt ỉ xìu rồi nói : “Hỏi mỗi thế mà trượt ạ”.

Thấy ứng viên có vẻ không hài lòng, tôi bắt đầu cởi mở, chia sẻ đối điều và khuyên lần sau khi đi phỏng vấn đừng khi nào hỏi nhà tuyển dụng là “Em có đạt không nhé” vì:

Thứ nhất: Hỏi làm gì khi mà không có câu trả lời

Khi nhận được câu hỏi này, nhà tuyển dụng sẽ nói, tuyển dụng như thi đại học ấy em, phải lấy từ cao xuống thấp, vì thế anh và các thành viên phải hội ý với nhau, so sánh với các ứng viên khác mới quyết định được là ai hơn ai và chọn ai, nên không trả lời em câu này được. Nhưng em yên tâm, các anh chị sẽ hết sức công minh trong việc đánh giá và lựa chọn các ứng viên.

Vậy là bạn đã không đạt được mục đích của mình khi hỏi, không có được câu trả lời vậy thì hỏi làm gì!

Thứ hai: Bị đánh giá quá nóng vội

Nhà tuyển dụng có thể cần một người năng động, nhiệt huyết, nhưng không có nghĩa là nóng vội, khi bạn hỏi “em có đạt không” là bạn đang muốn đốt cháy giai đoạn để tiếp cận ngay đến kết quả. Và nhà tuyển dụng không thích một ứng viên như thế.

Thứ ba: Khả năng tự đánh giá bản thân không tốt

Ban nên tự biết cách và tự đánh giá những điều mình vừa trả lời!

Thông thường, khi phỏng vấn xong ứng viên phải biết tự đánh giá về chất lượng câu trả lời, thái độ của hội đồng phỏng vấn, mức độ thân thiện, giao tiếp chia sẻ, mức độ quan tâm của hội đồng đến bạn để bạn có thể tự đánh giá về kết quả của mình. Nhưng khi bạn hỏi “em có đạt không” bạn rất có thể bị đánh giá không biết mình là ai? Không tự đánh giá được về khả năng của mình.

Tuy nhiên sau đó tôi cũng chấn an bạn ấy rằng vì em mới ra trường nên điều này anh chia sẻ để em rút kinh nghiệm thôi vì anh em mình đều là người lao động như nhau mà, không hề đánh giá gì nên cứ yên tâm, đạt hay không là tổng hòa các yếu tố không phải là chỉ câu hỏi đó đâu.

Ứng viên ra về vui vẻ và cảm ơn tôi đã chia sẻ điều mà ứng viên chưa biết, có lẽ nhiều ứng viên vấp phải điều này và các bạn nên phải tránh khi tham gia phỏng vấn.

Các Nguồn Tuyển Dụng

Khi công việc tuyển dụng bắt đầu triển khai, người tuyển dụng suy nghĩ đến ngay nguồn ứng viên từ đâu là phù hợp nhất, nhanh nhất và ít tốn kém nhất. Tuy nhiên phải ưu tiên cho tiêu chí phù hợp với nhu cầu tuyển dụng.

Ta có 2 nguồn tuyển chọn ứng viên như sau:

      1.Nguồn tuyển chọn bên trong.

Đối tượng là nhưng nhân viên đang làm việc tại các phòng ban trong công ty, có nhu cầu muốn đổi vị trí hay thăng tiến.

• Thông báo tuyển dụng: đây là bảng thông báo về các vị trí cần phải tuyển người. Bộ phận nhân sự có thể gửi thư cho toàn thể nhân viên trong công ty để cung cấp cho họ thông tin chi tiết về công việc cũng như là yêu cầu của nó.
• Giới thiệu của cán bộ, công nhân viên chức trong công ty: dựa vào mối quan hệ của đồng nghiệp trong công ty với những ứng cử viên tiềm năng, nhà tuyển dụng có thể tìm ra những người có khả năng phù hợp với công việc. Nhiều công ty lớn vẫn đang áp dụng quy trình tuyển dụng này. Họ còn đưa ra chính sách ưu đãi cho những nhân viên đã có công giới thiệu nhân tài cho công ty, điều này không những khuyến khích nguồn nhân lực mà còn tạo động lực cho những nhân viên hiện tại cho công ty.
• Căn cứ vào thông tin nhân viên trong thư mục Hồ sơ nhân viên: Mỗi công ty luôn lập một danh sách hồ sơ nhân viên lưu trữ trong phần mềm quản lí của bộ phận nhân sự. Trong đó, có những thông tin chi tiết về người đó, chẳng hạn như kĩ năng, trình độ giáo dục, kinh nghiệm nghề nghiệp và những yếu tố cần xem xét cho vị trí cần tuyển dụng.

Những thuận lợi và khó khăn khi sử nguồn bên trong.

• Thuận lợi.

          - Nắm rõ năng lực , điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên

          - Ứng viên đã hiểu rõ về công ty

          - Không mất thời gian, chi phí tuyển dụng và đào tạo

          - Gia tăng hiệu quả đầu tư của công ty vào nguồn nhân lực

• Khó Khăn.

         - Có thể thiếu khách quan và thiếu sự công bằng

         - Sự cạnh tranh của các ứng viên có thể dẫn tới mất đàn kết nội bộ

         - Có thể không tạo được ý tưởng mới

     2. Nguồn tuyển chọn bên ngoài

• Nguồn tuyển dụng bên ngoài bao gồm:

      - Cơ sở dữ liệu ứng viên có sẵn

      - Ứng viên có nhu cầu tìm việc

      - Nhân viên trong công ty giới thiệu

      - Mạng internet ( trang web tuyển dung, mạng xã hội...)

      - Hội chợ việc làm

      - Trung tâm giới thiệu việc làm

      - Các trường đại học, cao đẳng, trung cấp, dạy nghề

      - Các công ty săn đầu người

Sử dụng nguồn bên ngoài có những thuận lợi sau:

      - Số lượng ứng viên đông

      -  có thể xuất hiện nhận thức và tư tưởng tích cực

      - Việc tuyển chọn quản lý cấp cao và có tay nghề có thể dễ dàng và chi phí thấp

Bên cạnh mặt thuận lợi thì cũng có nhưng khó khăn sau:

      - Thông tin ứng viên có sẵn có thể thay đổi mà chưa kịp cập nhật

      - Việc tìm kiếm và đánh giá ứng viên sẽ mất nhiều thời gian

      - Có thể nảy sinh tư tưởng bất mãn ở nhân viên đang làm việc nếu họ cảm nhận có thể đảm đương đương được công việc đó mà không được đề bạt.

Bí Quyết Viết Bảng Mô Tả Công Việc Hiệu Qủa?

Có một thực tế  là hà tuyển dụng nào cũng muốn tìm được nhân viên xuất sắc, tuy nhiên họ không đánh giá hêt được tầm quan trọng cảu bản mô tả công việc. Do đó mà dẫn đến tình trạng tuyển nhầm, tuyển không đúng ứng viên, gây ra lãng phí cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để tránh sao lầm đáng tiếc này.
Bản mô tả công việc đơn giản là nêu gia trách nghiệm và nhiệm vụ liên quan đến công việc được giao và những điều kiện với người thực hiện nhiệm vụ đó, bản mô tả công việc phải được viết bằng  ngôn ngữ đơn giản , tạo sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu.
Khi viết một bản mô tả công việc, các bạn cần chú ý những điều cơ bản sau:

• Viết cụ thể và chi tiết : bạn cần mô tả cụ thể và rõ ràng những kỹ năng và nhiệm vụ chính mà ứng viên được tuyển sẽ đảm trách , hạn chế tối đa dùng các thuật ngữ chuyên ngành.
• Nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển: moo tả vai trò của vị trí cần tuyển trong công ty
• Nêu sự hấp dẫn cảu vị trí cần tuyển: như chính sách đãi ngộ, mức lương cạnh tranh, văn hóa  môi trường làm việc của công ty.

Các bước tiến hành lập bản mô tả công việc: bao gồm 4 bước

1. Bước 1 lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt sẽ dấn đến kết quả tốt, bạn cần xác định:

• Nhiệm vụ: công việc đó nhằm đạt được gì?
• Trách nhiệm: Người đảm đương công việc đó cần nỗ lực như thế nào?
• Kiểm tra; Kết quả công việc đó được đánh giá như thế nào?

     2.  Bước 2 thu thập thông tin: Thu thập thông tin một cách đầy đủ và rõ ràng nhất, đặt công việc vào  hoàn cảnh có liên quan đến công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan.

     3.   Phác thảo bản mô tả công việc: chuyển những thông tin đã thu thập được thành bản mô tả công việc.

    4.    Phê chuẩn bản mô tả công việc: người làm công việc đó và người quản lý nhất trí cùng nhau thảo luận và đưa đến nhất trí về bản mô tả công việc đó

Nội dung của bản mô tả công việc:

Bản mô tả công việc đầy đủ thường gồm các nội dung chính như sau:

• Tên và địa chỉ công ty
• Chức danh
• Các trách nghiệm chính ( nhiệm vụ của ứng viên )- bạn cần nêu rõ trách nghiệm và vai trò của vị trí cần tuyển, bắt đầu từ nhiệm vụ quan trọng nhất, và báo cáo kết quả cho ai
• Chế độ lương bổng
• Học vấn/ kinh nghiệm
• Những phẩm chất và kỹ năng cần thiết

Nói tóm lại, bạn nên đầu tư thời gian để xây dựng mọt bản mô tả công việc hoàn hảo , tuy nhiên nếu không chuẩn bị đúng mực bạn sẽ gây thiệt hại cho công ty. Để tuyển đúng người, bạn cần  định hướng để ứng viên hiểu rõ yêu cầu và nhiệm vụ chính của họ.

Bạn nên nhớ rằng chi phí để tuyển 1 nhân viên sẽ lớn hơn chi phí để bạn viết một bản mô tả công việc hiệu quả.

Ngoài ra, bạn căn cứ vào bản mô tả công việc để xét ứng viên có đủ điều kiện sau giai đoạn thử việc.

 

Ba Bước Để Hiện Đại Hóa Hệ Thống Tuyển dụng

Hãy dừng lại và nhớ về lý do tại sao bạn cần tuyển dụng. Đây không phải là việc biến ứng viên thành một con số và những tờ hồ sơ. Lý do của tuyển dụng là tìm và thuê những con người có năng lực. Để làm được điều này cần thay đổi quy trình tuyển dụng trước đây từ việc tìm nguồn cung ứng đến việc tiếp cận ứng viên và tìm người phù hợp.

1. Tìm nguồn cung ứng: Làm thế nào để bạn tìm được nhiều ứng viên?

Các ứng viên không chỉ tìm kiếm công việc trên trang tuyển dụng, họ còn tham khảo qua trang mạng xã hội của công ty, mạng lưới xã hội của bạn bè, mạng lưới tuyển dụng. Ngoài ra, họ cũng có thể tương tác qua trang web và thiết bị di động. Chính vì vậy, bạn cần phải có mặt ở những nơi mà ứng viên tài năng muốn nói: "xin chào”.

2. Tiếp cận: Làm thế nào để giữ những ứng viên tài năng trong hệ thống của bạn?

Khi tìm được những ứng viên tốt, bạn cần theo đuổi họ. Chúng ta đang sống trong một thế giới minh bạch. Những ứng viên đó biết rõ về công ty bạn cũng như bạn vậy. Xây dựng một hình tượng công ty thật hấp dẫn ở mọi nơi, trong đó bao gồm cả về văn hóa, truyền thông và blog của công ty.

Một vấn đề quan trọng không kém nữa là làm cho quy trình ứng tuyển thật dễ dàng bởi những khó khăn trong việc ứng tuyển có thể khiến bạn mất đi các ứng viên tài giỏi.

3. Kết thúc: Thời gian bạn cần hoàn thành là 2 tuần.

Chỉ vậy thôi, nếu quy trình tuyển dụng kéo dài hơn thế, bạn sẽ mất những ứng viên giỏi nhất. Trong tuần đầu tiên, bạn cần thực hiện quy trình chọn lọc và những đợt phỏng vấn ban đầu. Tuần tiếp theo cho vòng 2 bao gồm phỏng vấn và đánh giá của nhóm tuyển dụng (cần 4 người trong nhóm).

Tuyển dụng là "môn thể thao" đồng đội, mỗi giám đốc tuyển dụng cần đặt những câu hỏi khác nhau và đào sâu từng vấn đề mà những người khác không làm. 4 đánh giá từ nhóm tuyển dụng sẽ đem lại nhận xét chính xác cho từng ứng viên.

Đến hết tuần thứ 2, bạn hãy đưa ra đề nghị công việc cho những người đạt tiêu chuẩn.

Kết luận: Trên đây là những điểm mấu chốt trong cách thức tuyển dụng mới. Tóm lại, bạn cần phải làm tất cả các bước, tạo một bài quảng cáo công việc thật hấp dẫn, tìm những ứng viên ở mọi kênh liên lạc, tiếp cận thật gần với ứng viên và thực hiện phỏng vấn đánh giá và đưa ra quyết định. Quá trình này nên được thực hiện trong vòng 2 tuần, như vậy bạn mới có khả năng tìm được những ứng tiên tài năng thực sự và phù hợp với công ty.

Theo quantri.vn